سیستم گردش کار مرخصی و مأموریت چیست؟
بهره وری از سیستم گردش کار
مدیریت مرخصی و مأموریت کارکنان یکی از مهمترین وظایف منابع انسانی است. اگر این فرآیند شفاف نباشد، ممکن است باعث بینظمی در سازمان شود.
اینجاست که سیستم گردش کار (Workflow) وارد عمل میشود.
امکانات اصلی سیستم گردش کار
پس از ورود به کارتابل، پرسنل میتوانند عملکرد روزانه و ماهانه خود را مشاهده کنند. علاوه بر این، امکان ثبت درخواست برای روزهای گذشته یا آینده و پیگیری وضعیت آنها نیز فراهم است.
انواع درخواستها در سیستم گردش کار
۱. مرخصی روزانه
پرسنل میتوانند مرخصی روزانه ثبت کنند. علاوه بر این، این مرخصی میتواند از نوع استعلاجی، توافقی، تشویقی یا ورزشی باشد. در نتیجه، تمام انواع مرخصیها بهصورت شفاف در سیستم ثبت و مدیریت میشوند. انواع مرخصیهای :
• مرخصی استعلاجی یا بیماری
• مرخصی تشویقی یا توافقی
• مرخصی ورزشی
• مرخصی فوت بستگان
۲. مأموریت روزانه
• مأموریت داخلی
• مأموریت خارجی
۳. مرخصی ساعتی
• تأخیر در ورود
• خروج زودتر
• مرخصی چند ساعته در طول روز
مشاهده مانده مرخصی در کاردکس
ثبت مرخصی به پرسنل این امکان را می دهدکه، کارمند مانده مرخصی استحقاقی خود را ببیندوبر اساس همین موجودی میتواند درخواست جدید بدهد.علاوه بر این تعداد مرخصی های استفاده شده روزانه و ساعتی را می تواند ببیند.
فرآیند تأیید درخواستها
درخواست پس از ثبت وارد کارتابل مدیر میشود. سپس، مدیر میتواند درخواست را تأیید یا رد کند. در صورتی که نیاز به تصمیم بالاتر باشد، درخواست به مدیر ارشد یا مدیریت عامل ارجاع داده خواهد شد.
👉 مثال: درخواست ۲۰ روز مرخصی باید توسط مدیریت اصلی سازمان تأیید شود.
نقش چارت سازمانی در گردش کار
اجرای درست گردش کار وابسته به ساختار سازمانی است.
• هر بخش سازمان تعریف میشود.
• برای هر بخش، مدیر یا سرپرست مشخص میگردد.
• درخواستها بر اساس این سلسلهمراتب بررسی میشوند.
مشاهده مانده مرخصی در کاردکس
در زمان ثبت مرخصی، کارمند مانده مرخصی استحقاقی خود را میبیند.در نتیحه بر اساس همین موجودی میتواند درخواست جدید بدهد.
مزایای استفاده از سیستم گردش کار
• افزایش شفافیت در مدیریت مرخصیها
• کاهش بروکراسی اداری
• صرفهجویی در زمان مدیران و پرسنل
• یکپارچگی در مدیریت منابع انسانی
• امکان پیگیری آنلاین توسط کارمند
نتیجهگیری
سیستم گردش کار مرخصی و مأموریت باعث میشود همه چیز سریعتر و شفافتر پیش برود.
هم پرسنل و هم مدیران از این فرایند سود میبرند و بهرهوری سازمان افزایش پیدا میکند.
